経費精算について、今まではエクセルに入力して印刷するなどのいわゆるアナログ的なやり方が主流でしたが、昨今はIT化を進めている企業も多く見受けられます。
今回は、経費精算のIT化について掲載します。
なぜ、経費精算業務のIT化が主流なのか？大きく分けて2つあります。
経費精算のIT化が進む理由１「スマホの普及やキャッシュレスの日常化」
以前は、社員は帰社してからの別業務（支払精算など）が多くありました。
昨今はスマホで業務を完結できるようになりましたので、帰社する手間が省け出先や自宅からでも申請出来るようになったからです。
労働時間の短縮、人員削減に寄与出来る事が認識されるようになったからです。
予めチャージしておけば使えるICカード、また携帯キャリアのキャッシュレスによる支払サービスが普及した事が一因になります。
経費精算のIT化が進む理由２「テレワークの普及」
コロナ禍で出社出来ない、業務を出来ないなどの悩み事に対処できたのがテレワークになります。
テレワークの環境があり、自宅にネット環境さえあれば繋がって業務を出来るのもありますし、東日本大震災からの教訓であるBCPが普及した事も一因であります。
経費精算のIT化のメリット
IT化する事へのメリットは、大きく分けて2つあります。
人件費の削減と、人員管理の２点です。
人による入力業務の削減
今までは申請された経費に対して手書きで記入する、エクセルなどのソフトに手入力していました。しかしながら、IT化する事で、この手間の掛る作業を無くせます。
データの一元管理
IT化すれば、ある社員の累積精算額や未精算額、今後発生する金額を表示させる、営業課に所属する社員の未申請額の一覧等も表示させる事も可能です。
今までは、ファイルしている紙を探し出し、1枚ずつめくりながらやっていたかもしれません。
また、申請した社員に、「この出張の交通費どうなっています？」などと口頭で聞く事もあったかもしれません。閲覧出来る人間などの操作権限を設定すれば不正利用もなくなります。
経費精算のIT化のデメリット
IT化する事へのデメリットは、大きく分けて2つあります。
大きく分けて導入コストと教育です。
導入コストがかかる
無料で出来る訳ではなく、避けては通れないのがコストになります。
全てやりたい事を網羅させればそれだけ掛かりますし、一般的な機能で良ければそこまでは掛かりません。
経費精算システムはおおよそ、数十万円程度から数百万円程度です。
労働力を減らす事、支払いを少なくする事を経営陣は考えますが、IT化する事のペイがどれ位の期間で返せるのか？浮いた人員で、何を出来るのかがポイントになります。
社員へのレクチャーや周知に手間がかかる
新しいシステムなど導入すると、大抵は「前のほうが良かった」とか「分かり辛くさせて何をしたいのだ。」などの理不尽な人間から定番なワードを浴びせられます。
最初は慣れるまで、理解するまで大なり小なりの時間を要しますので、人に合ったレクチャーを行うことが大切になります。
自社に合った経費精算システムの選び方
まずは、自社の業務フローを確認して何をIT化したいのか？
手入力などの課題は何であるのか？などになります。
例えば承認を簡素化したい、社員による入力間違いをなくしたいなどあれば、それをシステムで補えばいいということになります。
また、操作性やセキュリティも必要です。クラウド型であればなおさらです。
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まとめ
経費精算業務のIT化をする事は、短期的にも長期的にも利便性は高まります。
経費精算や、出勤・退勤の処理が簡単であればあるほど、管理がしやすくなります。
減らす事の出来る人員や労働力を他に充当する事も出来ます。
ゆえに、IT化する目的を明確にして行けば、失敗する事はないといえるでしょう。